Zarządzenie nr 29/25 z dnia 24 czerwca 2025 r.
ZARZĄDZENIE Nr 29/25
WÓJTA GMINY BUKOWIEC
z dnia 24 czerwca 2025r.
w sprawie powołania zespołu do spraw wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Gminy w Bukowcu
Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 poz. 1465 ze zm.) oraz § 10 ust. 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Bukowiec (Zarządzenie Nr 59/23 Wójta Gminy Bukowiec z dnia 1 sierpnia 2023 r.) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Powołuję Zespół ds. Wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP) w Urzędzie Gminy w Bukowcu zwanym dalej „Urzędem”, w składzie:
1) Przewodniczący Zespołu – Adam Licznerski, zwany dalej „Przewodniczącym Zespołu”,
2) Zastępca Przewodniczącego Zespołu - Koordynator – Grzegorz Radtke,
3) Członkowie:
a) Wojciech Kulikowski – Referat Administracji,
b) Honorata Surma-Kochańska – Referat Finansów i Rachunkowości,
c) Emilia Szczepańska – Referat Rolnictwa i Budownictwa,
d) Anna Pieczka - koordynator czynności kancelaryjnych,
e) Bartosz Rakoczy – radca prawny.
2. W posiedzeniach Zespołu mogą brać udział osoby nie będące członkami Zespołu, zapraszane każdorazowo przez Przewodniczącego Zespołu.
§ 2. 1. Do zadań Zespołu ds. Wdrożenia EZD RP należy realizacja zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach, w tym w szczególności:
1) opracowanie harmonogramu wdrożenia EZD RP,
2) opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji, w tym zasad, procedur, schematów obiegu dokumentów oraz wykazu symboli JRWA, które winny stanowić wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
3) opracowanie zakresu szkoleń oraz materiałów dla prowadzących szkolenia z zakresu funkcjonalności systemu EZD RP,
4) koordynowanie prac związanych z utrzymaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
5) nadzorowanie i monitorowanie działania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
6) podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
2. Przewodniczący Zespołu lub wyznaczeni przez niego członkowie reprezentują podmioty w kontaktach z innymi urzędami lub jednostkami w sprawach związanych z wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentacją.
§ 3. 1. Pracami Zespołu ds. Wdrożenia EZD RP kieruje Przewodniczący Zespołu.
2. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:
1) planowanie, organizowanie i kierowanie pracami Zespołu,
2) podejmowanie ostatecznych rozstrzygnięć w zakresie podejmowanych przez Zespół ustaleń.
3. Podczas nieobecności Przewodniczącego Zespołu bądź w innym przypadku czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków zastępstwo sprawuje Zastępca Przewodniczącego.
§ 4. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych podmiotów wyznaczają spośród swoich pracowników koordynatora w zakresie wdrożenia EZD RP w komórce organizacyjnej.
2. Do zadań koordynatorów należy bieżące wsparcie funkcjonowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją we własnych komórkach organizacyjnych, w szczególności przez:
1) współpracę z Zespołem ds. Wdrożenia EZD RP w zakresie potrzebnym do prawidłowego działania systemu EZD RP,
a) przekazywanie zgłoszeń o błędach technicznych systemu EZD RP do Referatu Administracji,
b) przekazywanie informacji o problemach i zgłoszeniach wymagających oceny lub wypracowania nowych zasad lub procedur Zespołowi ds. Wdrożenia EZD RP,
2) testowanie kolejnych wersji systemu EZD RP,
3) prowadzenie szkoleń dla pracowników oraz bieżących w zależności od potrzeb zgłaszanych przez pracowników własnej komórki organizacyjnej,
4) opracowywanie propozycji nowych funkcjonalności i modyfikacji systemu EZD RP i zgłaszanie do Zespołu ds. Wdrożenia EZD RP.
§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
/-/ mgr Adam Licznerski
UZASADNIENIE
W związku z planowanym uruchomieniem systemu do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP), konieczne jest powołanie zespołu wdrożeniowego. Zarządzenie jest regulacją, której celem jest powołanie Zespołu ds. wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy Bukowiec.
Podstawą powołania w/w zespołu jest wprowadzenie w Urzędzie Gminy Bukowiec systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jako narzędzia wspomagającego podstawowy, tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych oraz sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Zespół udzieli pracownikom urzędu niezbędnej pomocy w zakresie wdrożenia i funkcjonowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez m.in. ogólną prezentację i zapoznanie się z systemem.
Zespół ds. EZD pracuje na posiedzeniach. Posiedzenia zespołu EZD zwołuje Przewodniczący zespołu. Przewodniczący może zaprosić do udziału w pracach zespołu osoby niebędące jego członkami, których wiedza będzie przydatna do prac wdrożeniowych EZD.
Wójt Gminy
mgr Adam Licznerski
Załączniki:
