Zewnętrzne zgłoszenia

Sekretarz gminy – Koordynator ds. Obsługi zgłoszeń, ew. zastępstwo (na zasadach określonych w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych) – pracownik urzędu właściwy ds. informatycznych, tel. 523309330

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia
- Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez Koordynator ds. Obsługi zgłoszeń lub osobę zastępującą. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.
- Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci elektronicznej na adres dedykowanej i odpowiednio zabezpieczonej skrzynki e-mail: , lub na adres: 86-122 Bukowiec, ul. Dr Ceynowy 14 (z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne-do rąk koordynatora”; w przypadku nieumieszczenia na kopercie powyższego zapisu, może zostać niezachowana poufność zgłaszającego; na kopercie nie umieszcza się adresu nadawcy).

Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów, w szczególności w jej rozdziale 2, o ile miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji
- zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane i rozpatrywane przez upoważnionych pracowników do podejmowania działań następczych,
- w ramach postępowania organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji
Koordynator lub osoba zastępująca koordynatora przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Wójt Gminy Bukowiec ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,
- informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
- informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
- zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
- prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu.

Zasady poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:
Dane osobowe i informacje przetwarzane w ramach systemu zgłaszania naruszeń prawa i ich rozpatrywania podlegają ochronie poufności, w tym dane sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, a także świadków i innych osób, których dane występują w związku z realizacją Procedury.
Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób, o których mowa wyżej.
Dane osobowe dotyczące Sygnalisty i osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, a także świadków i innych osób, których dane występują w związku z realizacją Procedury pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
Wszelkie przypadki nieuprawnionego ujawnienia danych sygnalisty, powinny być niezwłocznie zgłaszane inspektorowi danych osobowych.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze.
Przyjmuje się, iż dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, są jako nadmiarowe usuwane w terminie 14 dni od ich pozyskania.

Zasady przetwarzania danych osobowych
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonywaniu zgłoszeń oraz świadków naruszeń prawa
Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Bukowiec, ul. Dr Ceynowy 14, 86-122 Bukowiec.
Z administratorem danych można się skontaktować w następujący sposób:
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: administracja@bukowiec.pl;
- listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej;
lub telefonicznie pod numerem: 523309310.
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować w następujący sposób:
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: rodo@bukowiec.pl
- listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.
Z Inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych lub przekazania do organu właściwego do rozpatrzenia.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami rozdziału 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
Jeśli nie zdecyduje się pani/pan na zachowanie anonimowości informacje dot. pani/pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
Administrator zapewnia poufność danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem, co oznacza, że udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Jeśli w zgłoszeniu zostanie podany tradycyjny adres do korespondencji odbiorcą będą podmioty uprawnione do obsługi doręczeń takie jak Poczta Polska. W przypadku podania w zgłoszeniu adresu mailowego do korespondencji odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę do możliwości przechowywania tych danych (serwisujący i/lub utrzymujący system poczty elektronicznej).
Dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.
Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje prawo do:
- żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych (prześlemy wtedy kopię danych, jakie posiadamy),
- sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (jeżeli uważa pani/pan, że dane są niepełne lub nieprawdziwe, prosimy o kontakt celem ich uzupełnienia lub sprostowania).
Zawsze można wycofać zgodę na ujawnienie tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania, poprosić o ograniczenie przetwarzania danych.
Jeżeli uważa pani/pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych, można wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych przez sygnalistę:
- w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie pani/pana ochroną wynikającą z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów,
- w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście. Brak podania danych kontaktowych uniemożliwia realizację przez Administratora obowiązków dotyczących przekazywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej na temat zgłoszenia.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Koordynator lub osoba zastępująca koordynatora:
- przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
- dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:
a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Wójta Gminy Bukowiec, przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Wójta Gminy Bukowiec - rozpatruje zgłoszenie.
W przypadku, o którym mowa w lit.b Koordynator lub osoba zastępująca koordynatora podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym można nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.
W przypadku, gdy sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości – odstępuje się od tego żądania.
W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego można przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym lub innej jednostce, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Środki ochrony prawnej i służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, można skorzystać z poufnej porady upoważnionego pracownika. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń pod nr tel. 523309330.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa wyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może zgłosić się każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym.
Link do strony: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich